テレワークの活動場所として注目される貸し会議室・レンタルスペースの探し方

テレワークとは？

テレワークは情報通信技術を活用して、時間や活動場所の制限を受けずにフレキシブルに働くことを指します。
テレワークの形態としては、出勤せずに自宅でインターネットやファクスを通して会社と連絡を取り働く在宅勤務、また移動中や顧客先でパソコンや携帯電話を使用して働くモバイルワーク、外部のオフィススペースでパソコンなどを使って働くサテライトオフィス勤務などがあります。
サテライトオフィス勤務では数社の共同サテライトや貸し会議室などを利用するので、テレワークの広がりとともに貸し会議室を利用する企業も増えてきました。

貸し会議室のメリット

自社に会議室があればいつでも会議を開くことができますが、会議をしない時には無駄なスペースになってしまいます。
事務所を維持する費用が高い都市部では、なるべく無駄なスペースは作りたくないものです。
貸し会議室を利用すれば、必要な時だけ借りればいいので、無駄な費用を使わずに済みます。

また、貸し会議室なら会議の内容や目的、参加人数に合ったスペースを確保できます。自前の会議室の場合は、狭いスペースに大勢の人が集まって会議をするという状況になることもあるでしょう。
社内のメンバーだけならいいですが、外部の人を招き会議を行う場合はゆとりのあるスペースを準備したいものです。
その点、貸し会議室なら参加人数に合ったところを選べるので安心して会議を開けます。

また、外部の人を招いて会議をする場合、事務所が不便な場所にあると会議に参加してもらうのに負担をかけてしまうことになります。
そのような場合に、アクセスしやすい場所にある貸し会議室を利用すれば、先方に負担をかけることなく会議を行えるのです。

貸し会議室では、会議用の設備やサービスも充実しています。
自社で会議用の設備を揃えようと思うと購入費用がかかりますし、メンテナスの手間やコストも必要です。
貸し会議室なら必要な設備をその時だけ使用するので、コストを抑えることができます。

貸し会議室の選び方

貸し会議室は全国各地に非常にたくさんありますが、選ぶときにはいくつかのポイントを考慮しましょう。

1つは交通のアクセスがいいかどうかです。
理想的なのは、どこから来るのにも便利なターミナル駅に近いところにある貸し会議室でしょう。
ただ、便利な場所にある貸し会議室はレンタル料金も高い傾向があるものです。
費用を抑えたい場合は、最寄り駅は交通の便がそれほど良くないとしても、その駅のすぐ近くにある貸し会議室を選ぶという方法もあります。

もう1つのポイントは、必要な設備が整っているかという点です。
会議ではパソコンを使用することが多いので、無線インターネット・Wi-Fiを利用できるか、コンセントや延長コード、ホワイトボード、またマイクやスピーカー、プロジェクターなどがあるかどうか確認しましょう。
機器類はあるかどうかだけではなく、正常に作動するかどうかを実際に使って確認する必要があります。

それぞれのレンタルスペースでの決まり事についても確認しましょう。
たとえば、備品は無料で使用できる場合と、一つ一つ使用料がかかる場合があります。
使用時間も厳しく制限されているところもあれば、使用開始の10分前から会議室に入ることを許可しているところも見られます。
トラブルにならないように使用に関するルールを一読してください。

また、一日中会議をする予定の場合、コンビニが近くにあると昼食や飲み物やコピー、FAXを送りたいときに大変便利です。
電子レンジやケトル、カップが置いてあるレンタルスペースならなお良いです。

会議の規模や目的に合った貸し会議室がなかなか見つからない、探す時間が無いという場合は、「くーある」のようなサイトを利用すると効率的に探すことができます。