自社の会議室に電源が複数確保できるか、またWi-Fi環境も整っているでしょうか。
もし電源が1つなど少ない、Wi-Fi環境が整っていないならば、環境を整えた方がいいと言えます。
今はペーパーレス会議を導入しているところが増えてきました。
そのため、会議のときに1人1台パソコンやタブレットを持ち込むところが多いです。長時間かかることも多い会議もありますし、会議のバッテリーが切れないように1人1台電源につなげる方がいいでしょう。
Wi-Fiも同じ理由で、複数台つなげることで会議中にその場ですぐに資料の共有ができるメリットがあるのです。
セキュリティ面に関しても、資料にパスワードを付ければ、社外秘の情報漏えいもしにくくなります。
紙の資料を人数分印刷してまとめて、会議前に机に用意して、社外秘だから家には持ち帰らないと指示を出すという手間もコストもかからない。それがメリットと言えます。
電源とWi-Fiを思いっきり使いたいならば、貸し会議室が一番です。
理由としてはいくつかあります。
まず、今の貸し会議室は複数の電源とWi-Fi使い放題の場所が多いことが挙げられます。
自社の会議室に電源を増やそうとかWi-Fi環境を整えようとすると、コストも時間もかなりかかってしまいます。
貸し会議室ならば、使用料金のみ支払えばいいだけです。多くの貸し会議室で電源とWi-Fiの使用料は無料となっています。
貸し会議室ではその他の備品も使い放題なところが多いです。例えば机やイス以外にも、プロジェクターやホワイトボード、スクリーンなどまで使用できます。
会議中にお茶やコーヒーを飲みながら進めるところも多いですが、場合によってはポットやカップも使用可能です。
顧客や取引先の会社の近くに会議室を借りられることも、理由の1つとして挙げられます。
自社まで来てもらうのは遠いけれど、相手の都合のいい場所に会議室を借りることができれば、移動の時間の削減にもなります。
貸し会議室には、メリットがたくさんありますので、ぜひ使用を検討してほしいです。
契約前に設備面もネット上で確認ができますので、使用料金やどのような設備が使えるか確認をするようにしてください。
貸し会議室を借りるときには、必ず電源の場所や個数とWi-Fiの使用制限がないか確認をしてください。
もし電源の場所が使いにくいとか足りないと思ったときには、延長コードの貸し出しがあるか確認しておくと安心です。ない場合は持ち込みも検討しましょう。
Wi-Fiの使用制限に関しても同じです。いざ使おうと思ったら、使用台数に制限があっては会議が進められません。
電源やWi-Fiの使用に関しては無料のところが多いですが、場所によっては有料のところもあります。
また、机やイスは無料でもホワイトボードやプロジェクターは有料になるところもありますので、使用予定の備品類の料金まで確認しておきましょう。
貸し会議室は借りた時間内での入室と退室を義務としているところが多いです。
特に退室については、終了時間10分前に清掃まで完了していること、と細かく決めているところがほとんどだと思ってください。
そのため余裕を持って、少し長めに借りておくと安心です。椅子や机を準備したり終了後は清掃まで済ませることを考えると、会議の予定時間の前後30分ずつは余裕を持って借りておくといいでしょう。
電源とWi-Fiを思いっきり使える貸し会議室をお探しなら、「くーある」で検索ができます。
場所や利用用途などで検索ができるので、目的の貸し会議室が見つけやすいです。